9 گام موثر برای ایجاد نظم و انضباط کاری در سازمان

به گزارش اقتصاد 100،  اهمیت رعایت نظم و انضباط کاری موضوع سلطه یا تنبیه نیست، بلکه در مورد ایجاد محیط کار ایمن و دلپذیر برای کارکنان و مدیران سازمان است. نظم‌وانضباط در محل کار زمانی بهترین نتیجه را دارد که بین مدیران و کارمندان پایه و اساس اعتماد وجود داشته باشد. که با ارتباط روشن شروع شده و از طریق سازگاری ادامه می‌یابد.

در این مقاله، بینشی در مورد اهمیت رعایت نظم و انضباط موثر کارکنان در محل کار به دست خواهید آورد. خواهید آموخت که نظم‌وانضباط کارکنان چیست؟ و اینکه منظم بودن تنها در مورد تنبیه نیست، بلکه ایجاد یک محیط کاری امن و هماهنگ است.

این مقاله نه گام جامع را برای اطمینان از اجرای منصفانه و مؤثر نظم‌وانضباط ارائه می‌کند و بر نیاز به ارتباط شفاف، سازگاری و اعتماد بین مدیران و کارکنان سازمان تأکید می‌کند.

اهمیت نظم و انضباط کاری در سازمان

برخی از مهمترین دلایل اهمیت نظم و انضباط کاری در محیط کاری

• افزایش بهره‌وری: نظم‌وانضباط کمک می‌کند تا وظایف به موقع و با کیفیت انجام شوند. این باعث افزایش بهره‌وری و کارایی کارکنان می‌شود.
• ایجاد اعتماد: مدیران و همکاران به آنها اعتماد بیشتری دارند و این اعتماد می‌تواند منجر به مسئولیت‌های بیشتر و فرصت‌های شغلی بهتر شود.
• کاهش استرس: داشتن یک سیستم منظم و پایبندی به آن، باعث کاهش استرس و نگرانی از تأخیرها و اشتباهات احتمالی می‌شود.
• بهبود محیط کاری: به ایجاد یک محیط کاری حرفه‌ای و محترمانه کمک می‌کند که در آن همه می‌دانند چه انتظاری از آنها می‌رود و چگونه باید وظایف خود را انجام دهند.
• ارتقاء کیفیت کار: وقتی کارکنان نظم‌وانضباط دارند، کارها با دقت و کیفیت بیشتری انجام می‌شوند که این می‌تواند به رضایت مشتریان و بهبود اعتبار سازمان کمک کند.
• تسهیل در برنامه‌ریزی: به مدیران امکان می‌دهد تا برنامه‌ریزی‌های دقیق‌تر و مؤثرتری انجام دهند که این خود منجر به بهبود عملکرد کلی سازمان می‌شود.
• توسعه فردی و حرفه‌ای: باعث می‌شود افراد مهارت‌های مدیریت زمان، اولویت‌بندی و مسئولیت‌پذیری را بهتر یاد بگیرند و این مهارت‌ها در طولانی مدت به رشد حرفه‌ای و شخصی آنها کمک می‌کند.

9 گام برای ایجاد نظم و انضباط کاری در سازمان

1. بدانید قانون چه می‌گوید

انضباط بسته به موضوع و هر چند وقت یکبار اتفاق می‌افتد، می‌تواند به اشکال مختلفی ظاهر شود. ممکن است چیزی در حد بازخورد حمایتگرانه یا به جدیت یک هشدار شفاهی یا کتبی باشد.

اداره کار قوانینی برای انضباط و مسائل مربوط به خاتمه کار را تدوین کرده که با مراجعه به ادارات کار یا سایت این ارگان می‌توانید به اطلاعات بیشتری برسید.

پیشنهاد میشه از مشاوران منابع انسانی برای تدوین آئین نامه نظم‌وانضباط کارکنان خود کمک بگیرید.

2. قوانین روشنی برای کارکنان وضع کنید

شفاف بودن در مورد سیاست های استخدامی و همکاری، ضروری است. شما نمی‌تواند شروع به تنبیه یک کارمند برای رفتاری کنید که نمی دانستند غیرقابل قبول است. چند زمینه رایج وجود دارد که می‌خواهید در کتابچه راهنمای کارمندان و آموزش آنها پوشش دهید:

• پوشیدن لباس متحدالشکل یک مقاومت رایج از سمت کارکنان است، به ویژه زمانی که نیروی کار شما از کارگران جوان تر تشکیل شده باشد. در مورد پوشش قابل قبول سازمان شفاف باشید.
• تعریف قوانین رفتاری دشوار است. آنها شامل نحوه برخورد کارمندان با همکاران خود، نحوه برخورد آنها با مشتریان، اقدامات تبعیض آمیز، استفاده مناسب از زبان و غیره است. آنچه را که انتظار دارید به صورت مکتوب بنویسید.
• بهره وری و اخلاق کاری شامل میزان انتظار شما از یک کارمند و وظایف و معیارهای مشخص برای مشاغل خاص است. شما همچنین می خواهید به تأخیرها رسیدگی کنید.
• این روزها، استفاده از دستگاه تلفن همراه به شدت زیاد شده که باید به میزان استفاده از آن در ساعت کاری توجه داشته باشید. در مورد اینکه چه مقدار قابل قبول و چه مقدار غیرقابل قبول است، شفاف باشید.
• رفتارهای غیرقانونی، مانند دزدی، مصرف غیرقانونی مواد مخدر، مسمومیت، یا خشونت، خطوط قرمز سازمانی است که باید فورا اقدام کنید.

3. قوانین روشنی برای مدیران خود وضع کنید

هر زمان که مدیری نتواند یک کارمند را به همان شیوه یا رویه ای که کارمند دیگری را تنبیه می‌کند، اقدام کند، اعتماد در سازمان شما از بین می‌رود. این اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که چندین بخش و مدیر دارید که «سبک مدیریت» متفاوتی دارند. یکی ممکن است قانون ونظم بیشتری داشته باشد، در حالی که دیگری ملایم تر باشد.همه مدیران باید در اجرای سیاست های انضباطی شما ثابت قدم باشند.

برای منضبط نگه داشتن مدیران باید:

• به طور منظم آموزش های مدیریتی را برگزار کنید و بررسی سیاست های نظم‌وانضباط را به یک بخش برجسته تبدیل کنید.
• مطمئن باشید که مدیران درک می‌کنند که در صورت بهبود رفتار یا بهره‌وری، نباید وعده‌های استخدام در آینده را بدهند، زیرا این امر می‌تواند توسط کارکنان به عنوان قراردادی تلقی شود.
• به مسائل انضباطی توجه کنید تا مطمئن شوید همه کارمندان تجربه یکسانی دارند.
• اگر از اخطارهای کتبی به عنوان بخشی از فرآیند استفاده می کنید، یک فرم مشترک برای همه مدیران و بخش ها داشته باشید تا از آنها هنگام نوشتن برای تخلف انضباطی استفاده کنند. مطمئن شوید که فرم را به طور کامل پر می کنند.
• سیستمی داشته باشید که به شما امکان می‌دهد به راحتی نوشته‌های انضباطی را بررسی کنید.
• در طول بررسی کارمندان به نکاتی مبنی بر وجود مشکلاتی در رابطه با رفتار برابر با کارکنان توسط مدیران مختلف توجه کنید.
• در صورتی که مدیرانتان از سیاست های شما حمایت نکنند، با آنها برخورد کنید.

4. تصمیم بگیرید که از چه روش انضباطی استفاده خواهید کرد

همه روش‌های انضباطی بر این ایده مبتنی هستند که هدف یا معیاری وجود دارد که باید برآورده شود و عدم تحقق آن چیزی را به حرکت در می‌آورد. شما می‌توانید به شیوه ای تنبیهی یا توانبخشی با آن برخورد کنید.

• نظم و انضباط پیشرو فرآیندی است که در آن شما سطح شدت برخورد خود را هنگامی که یک کارمند اشتباهات خود را تکرار میکند، افزایش می‌دهید.
• برنامه های آموزشی و بهبود عملکرد کمتر به رفع مشکل و استفاده از تهدید خاتمه می پردازند و در عوض هر کارمند را برای سرمایه گذاری ارزشمند می دانند. برنامه‌های بهبود عملکرد (PIP) ممکن است دارای نقاط ورود، اهداف قابل اندازه‌گیری و فرآیندی برای کمک به کارمند در صورت عدم دستیابی به این اهداف باشد.
• تعلیق مجدد تعلیق اغلب با مسائل رفتاری یا درگیری شدید همراه است که در آن کارمند باید فوراً از موقعیتی خارج شود، اما اخراج نمی شود. جابجایی به معنای بازآموزی (بازسازی) است در حالی که تعلیق به این معنی است که برخی از شرایط باید قبل از پایان تعلیق یا خاتمه کارمند (تنبیهی) رعایت شود.

نمونه ای از فرآیند نظم و انضباط کاری

بیایید به نمونه ای از یک فرآیند انضباطی مترقی در کار نگاه کنیم.

• هشدار شفاهی. هشدارهای شفاهی زیرکانه زمانی باید داده شود که کارمند رفتاری خلاف قوانین از خود نشان دهد.
• اخطار کتبی. یک هشدار کتبی با جزئیات نشان می دهد که مشکل چیست، چگونه کارمند باید رفتار خود را برای رفع این مشکل تغییر دهد، و اگر این کار را نکنند چه اتفاقی می‌افتد. این هشدارها باید توسط مدیر، شاهد و کارمند امضا شود. یک نسخه باید به کارمند داده شود و همچنین در پرونده آنها نگهداری شود. ممکن است قبل از رفتن به مرحله بعدی، بیش از یک اخطار کتبی صادر کنید.
• اخطار نهایی. به کارکنان در مورد تمام مواردی که رفتار غیرقابل قبولی رخ داده است، از جمله هشدارهای شفاهی و کتبی گفته می شود. مدیران باید توجه داشته باشند که کارمندان برای بهبود چه کارهایی باید انجام دهند. باید روشن شود که اگر بهبودی اتفاق نیفتد، ادامه همکاری ممکن نیست.
• تحت مراقبت. برخی از کارفرمایان ممکن است بخواهند به کارمند خود آخرین فرصت را برای تغییر قبل از خاتمه بدهند. مشروط شدن ممکن است شامل کاهش حقوق یا آموزش مجدد یا نظارت دقیق باشد.
• قطع همکاری. اگر مشکل حل نشد، باید کارمند را بیاورید، تمام اسناد را مرور کنید، در مورد روند و تلاش برای ایجاد تغییر بحث کنید و با کارمند قطع همکاری کنید.

به یاد داشته باشید که هرچه خط مشی شما دقیق تر و فرآیندگراتر باشد (نظم‌وانضباط مترقی)، قدرت کمتری برای فسخ فوری دارید. همانطور که فرآیند انضباطی را ایجاد می کنید، در نظر بگیرید که چگونه در انواع موقعیت هایی که با آنها سر و کار دارید اجرا می شود.

5. انضباط کارکنان را در محل کار مستند کنید

وقتی ناگهان خود را در بدترین سناریو می بینید، اسناد به شما کمک می‌کنند. اگر رعایت نظم و انضباط کاری منجر به اخراج کارمند یا اقدام قانونی شود، نداشتن مدرکی که به عنوان دلیلی برای اقدامات انضباطی ذکر شود، شما را در معرض عواقب قانونی احتمالی قرار می دهد.

اسناد نظم و انضباط کاری شامل دو نوع است:

1. برای پرونده کارمند. این اسناد و یادداشت هایی است که می سازید و در پرونده کارمند نگهداری می کنید اما با کارمند به اشتراک نمی گذارید. اینها اغلب یادداشت هایی هستند که ممکن است در حین بررسی کارمند یا زمانی که به کارمند اخطار شفاهی داده اید استفاده کنید. اینها به عنوان هشدارهای کتبی «رسمی» به حساب نمی‌آیند که فرآیند پایان کار را آغاز می‌کنند، بلکه در عوض سابقه‌ای هستند که الگوی رفتاری را نشان می‌دهند.
2. برای هشدارهای کتبی. اگر از هشدارهای کتبی استفاده می‌کنید، این نوع اسنادی است که با یک کارمند به صورت خصوصی به اشتراک می گذارید که بخشی از فرآیند انضباطی شما است. این نوع اخطارها معمولاً نشانه این است که فرآیندهای انضباطی اولیه شروع شده و اگر کارمند تغییراتی ایجاد نکند به سمت خاتمه همکاری پیش می‌روید.

مهم است که مسائل را مستند کنید، حتی اگر به سادگی توجه کنید که یک کارمند دیر می آید یا آماده نیست. اگر به سادگی تمام مشکلات را به صورت ذهنی یادداشت کنید و سپس، زمانی که دیگر نمی‌توانید آن را تحمل کنید، یک کارمند را اخراج کنید یا به شدت تنبیه کنید، برای کارمند منصفانه نیست. آنها ممکن است نمی دانستند که کاری که انجام می دهند کار بزرگی است.

6. با استفاده از نظرات کارکنان پیش روید

بررسی منظم کارکنان، حتی برای مشاغل کوچک، رویکردی فعالانه برای نظم‌وانضباط است.

بررسی‌های عملکرد بسیار انعطاف پذیر هستند. آنها را می‌توان تقریباً در هر فرآیندی اجرا کرد. مستندسازی رفتار (خوب و بد) و بهره وری در طول زمان چیزی است که تفاوت بین یک بررسی عالی و اتلاف وقت را مشخص می‌کند. با چنین کاری نکات خاصی برای صحبت دارید و این به شدت مفید است.

7. طرز فکر درست را بدست آورید

مهم است که مدیران قوانین انضباطی را تنبیه کارمند نبینند.

این یک شکست رایج در قوانین انضباطی است اگر ذهنیت شما “اگر X را انجام ندهی، تو را مجازات خواهم کرد” باشد.

کارمندان فرزندان شما نیستند و فکر کردن به اینکه تنبیه منفی نتیجه مثبتی به همراه خواهد داشت احمقانه است. در بهترین حالت، حتی با رفتار درست، کارمند احتمالاً احساس خشم خواهد کرد. به محض اینکه فرصت شغلی بهتری پیش بیاید، احتمالاً شاهد خروج آن کارمندان خواهید بود.

8. تمرکز بر بهره وری را به عنوان معیار نهایی خود در نظر بگیرید

اگر مدیران بر بهره وری متمرکز نباشند، عملا نمی‌توانند جلوی تکرار رفتارهای بد و اشتباه را بگیرند. حدس بزنید چه اتفاقی ناگزیر می افتد؟

مشکلات به صورت متوالی رشد می‌کنند و به جایی می‌رسد که تنها گزینه ای که یک مدیر پس از مدت‌ها نادیده گرفتن مسائل در اختیار دارد، اقدام فوری و شدید است.

حتی کارمندان مولد می‌توانند مشکلاتی را ایجاد کنند و این احتمال وجود دارد که بهره وری کارمندان دیگر را کاهش دهند.

9. دستورالعمل های خود را دنبال کنید

آخرین اما نه کم اهمیت ترین: هر قانونی را برای نظم‌وانضباط کارکنان ایجاد کردید، آن را دنبال کنید.

تعجب آور است که چگونه بسیاری از قوانین و دستورالعمل های کارکنان ایجاد شده و سپس توسط مدیریت نادیده گرفته می‌شود. اگر آن را در دفترچه راهنما دارید و کارمندان با آن موافقت کرده اند، مدیران شما باید آن را دنبال کنند.

بایدها و نبایدهای انضباط در محل کار

بایدها:

• منصف باش این مهمترین است. وقتی کارمندان احساس می کنند که با آنها منصفانه رفتار می‌شود، به احتمال زیاد به نظم‌وانضباط آن طور که شما می‌خواهید پاسخ می‌دهند.
• همه را مستند کنید. اگر به دلیل منظم بودن یک کارمند، خود را در موقعیت قانونی قرار دهید، به نفع شماست.
• سریع عمل کن. اگر برای بحث در مورد موضوعی با یک کارمند بیش از حد صبر کنید، ممکن است سردرگمی و رنجش ایجاد شود. هر چه زودتر در مورد آن صحبت کنید، آنها می‌توانند زودتر برای حل آن تلاش کنند.
• با سرپرست کارمند خود صحبت کنید. به عنوان یک تیم اطلاعات مربوطه را جمع آوری کنید و بهترین برنامه عملیاتی را مشخص کنید. مطمئن شوید که همه در یک مسیر هستند.
• به بررسی کارمند خود ادامه دهید. به آنها در مورد نحوه عملکردشان بازخورد بدهید تا بدانند در حال پیشرفت یا پسرفت هستند. همچنین نشان می دهد که شما به رشد آنها اهمیت می‌دهید.

نبایدها:

• کارمند خود را تهدید نکنید. تهدیدهای توخالی باعث می شود که حس حمله شخصی به کارمند دست دهد. و اگر پیشرفتی حاصل نشد، باید به قول خود وفا کنید یا با عواقب پیروی نکردن روبرو شوید.
• تصور نکنید کارمند شما می‌داند که کار اشتباهی انجام داده است. برای توضیح موضوع و دلیل مشکل بودن آن وقت بگذارید. ممکن است راه حل آسانی مانند آموزش یا آموزش ساده وجود داشته باشد.
• فکر نکنید که فقط به این دلیل که در مورد آن صحبت کردید، حل شده است. به پیگیری کارمند خود ادامه دهید. اسناد مکتوب هر چیزی که در مورد این موضوع بحث کرده اید را نگه دارید.
• نظم‌وانضباط را شخصی نکنید. روی موضوع تمرکز کنید نه شخص. توجه کارمند خود را به کار و چگونگی تأثیر این مشکل بر کسب و کار حفظ کنید.
• منتظر مستندسازی مسائل نباشید. مطمئن شوید که اطلاعات مربوط به رفتار ثبت شده را به سرعت دریافت می‌کنید، بنابراین بعداً به حافظه خود متکی نخواهید شد. این باعث می‌شود که گزارش‌ها در آینده غیر مغرضانه و مفید باشند.

نظم و انضباط کاری مثبت چگونه است؟

در حالی که شما قطعاً می خواهید سیاستی برای ثبت رفتار بد داشته باشید، فراموش نکنید که کارهایی که کارمندان شما به خوبی انجام می دهند را نیز برجسته کنید. نظم‌وانضباط مثبت می‌تواند در افزایش مشارکت و بهره وری کارکنان کمک زیادی کند. مطمئن شوید که به تیم خود بازخورد مثبتی در مورد کارهایی که به خوبی انجام می دهند، می‌دهید. روی رفتارهایی تمرکز کنید که می‌خواهید در آینده تکرار شوند و ممکن است از اینکه کارمندانتان تحت نظم‌وانضباط مثبت چقدر بهتر عمل خواهند کرد شگفت زده شوید.

مهمترین نکته در نظم و انضباط کاری

• وقت‌شناسی: حضور به موقع در محل کار و جلسات، نشان‌دهنده احترام به وقت دیگران و تعهد به وظایف است.
• تعهد به انجام وظایف: انجام کارها به موقع و با کیفیت بالا، نشان از حرفه‌ای بودن و مسئولیت‌پذیری دارد.
• رعایت قوانین و مقررات: پیروی از سیاست‌ها و رویه‌های سازمانی، به ایجاد نظم‌و هماهنگی کمک می‌کند.
• سازماندهی و برنامه‌ریزی: برنامه‌ریزی مؤثر برای انجام وظایف و تنظیم اولویت‌ها، بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
• ارتباط مؤثر: حفظ ارتباطات باز و مؤثر با همکاران و مدیران، به درک بهتر وظایف و کاهش اشتباهات کمک می‌کند.
• نظارت و ارزیابی مداوم: بازبینی منظم عملکرد و تطابق با اهداف کاری، به بهبود مداوم کمک می‌کند.

کلام آخر:

به طور کلی، اهمیت دادن و رعایت نظم و انضباط کاری در سازمان پایه و اساس یک محیط کاری موفق و مؤثر است و تأثیرات مثبت آن هم به سازمان و هم به افراد شاغل در آن کمک می‌کند. برقراری آن ممکن است دشوار باشد، اما وقتی نکات این راهنما را دنبال کنید، می‌توانید هر مشکلی را به درستی ثبت کنید و کارمند خود را در مسیر درست قرار دهید.

اگر در سازمان خود با چالش های حفط و مدیریت منابع انسانی مواجه هستید از طریق صفحه مشاوره منابع انسانی و یا تماس با کارشناسان ما به صورت رایگان نسبت به رفع این چالش ها اقدام کنید.

منبع: wheniwork